Bulletins de paie égarés, contrats introuvables lors d’un déménagement : la gestion papier des documents RH a ses limites. MyArkevia propose un coffre-fort numérique sécurisé pour centraliser vos documents RH essentiels – bulletins de paie, contrats, attestations – et simplifier leur gestion en un clic.
Découvrez comment ce service, adopté par des milliers d’entreprises, garantit en théorie la conformité légale, la conservation sur 50 ans de vos données sensibles, et un accès permanent à vos pièces, même après un changement d’employeur.
Cette solution, adoptée par des milliers d’entreprises, tient-elle ses promesses ? Avec une note moyenne de 1,6/5 sur Trustpilot et des avis contrastés, ce service développé par Cegedim mérite un examen approfondi.
- MyArkevia : qu’est-ce que ce coffre-fort numérique pour vos documents RH ?
- Fonctionnement de MyArkevia : de la réception à la consultation de vos documents
- Sécurité et conformité : les garanties d’un coffre-fort numérique
- Avantages et réalité du terrain : le double visage de MyArkevia
- Comment anticiper les dysfonctionnements et sécuriser vos documents ?
MyArkevia : coffre-fort numérique pour vos documents RH ?
MyArkevia est un coffre-fort numérique sécurisé développé par Cegedim pour stocker, centraliser et gérer vos documents professionnels et personnels. Le service remplace le format papier par une solution 100 % digitale, permettant aux entreprises et aux salariés de simplifier la gestion des pièces administratives tout en garantissant leur conservation optimale.
Le service héberge principalement des documents RH : bulletins de paie, contrats de travail, avenants, attestations employeur ou justificatifs de salaire. Ces fichiers sont centralisés dans un espace unique, accessible 24h/24, avec une durée de conservation de 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans. Cette centralisation évite les risques de perte de documents physiques et facilite leur consultation à distance.
MyArkevia fonctionne sur un modèle mutualisé : les entreprises délivrent les documents RH via la plateforme, mais les salariés en conservent le contrôle. Le compte reste portable, même après un départ de l’entreprise, et demeure associé à l’utilisateur. En cas de changement d’employeur, si le nouveau recruteur utilise aussi Arkevia, les nouveaux bulletins s’ajoutent automatiquement.
Cette approche simplifie la gestion documentaire pour tous. Les entreprises gagnent en traçabilité et en efficacité grâce à la dématérialisation. Les salariés disposent d’un accès permanent à leurs pièces essentielles, protégées par un cryptage et un contrôle strict des accès. Toutefois, les retours utilisateurs signalent des problèmes récurrents de disponibilité et d’ergonomie.
Fonctionnement de MyArkevia : de la réception à la consultation de vos documents
L’activation du compte : la première étape initiée par votre employeur
Le processus de création d’un compte MyArkevia débute toujours par l’entreprise. Celle-ci souscrit au service et génère un email d’activation envoyé au salarié. Ce message contient un lien unique, permettant d’accéder à l’espace personnel.
En cliquant sur ce lien, vous définissez un mot de passe sécurisé, souvent composé de lettres majuscules, minuscules, chiffres et symboles. L’identifiant utilisé est généralement l’adresse e-mail fournie à l’employeur. Il est impossible de créer un compte sans cette invitation, garantissant une gestion centralisée des accès.
Comment se connecter à votre espace personnel MyArkevia ?
Pour accéder à vos documents, rendez-vous sur le portail officiel de MyArkevia. Saisissez votre identifiant (votre e-mail) et le mot de passe choisi lors de l’activation. En cas d’oubli, l’option mot de passe oublié permet de réinitialiser vos accès via un lien envoyé par e-mail.
La connexion sécurisée protège vos données sensibles. Une fois authentifié, le tableau de bord affiche vos documents classés par type et date, comme les bulletins de paie ou les contrats de travail, stockés dans des dossiers préétablis comme « Mes documents » et « Boîte de réception ».
La réception et l’organisation de vos documents dématérialisés
Les documents, comme les bulletins de paie, sont déposés automatiquement par l’employeur sur la plateforme via le dépôt automatisé. Une notification par e-mail vous alerte dès qu’un nouveau fichier est disponible. Cette dématérialisation sécurisée élimine les risques liés aux documents physiques, tout en simplifiant leur archivage.
L’interface intuitive permet de télécharger, imprimer ou partager des fichiers. Des fonctionnalités avancées comme la création de répertoires personnalisés ou le classement par filtres facilitent la gestion. Vous pouvez aussi archiver vos propres documents (pièces d’identité, diplômes) dans l’espace gratuit dédié, centralisant ainsi vos archives RH et personnelles.
Sécurité et conformité : les garanties d’un coffre-fort numérique
Un archivage à valeur probante conforme à la législation
Les documents RH dématérialisés sur MyArkevia, notamment les bulletins de paie électroniques, possèdent une valeur probante équivalente à leurs versions papier. Cette légitimité juridique repose sur des mécanismes d’intégrité, d’horodatage et de traçabilité certifiés par des tiers indépendants. Chaque document stocké est associé à un horodatage numérique, rendant toute altération immédiatement détectable, conformément aux normes d’archivage électronique comme la norme NF Z42-020.
MyArkevia respecte strictement le RGPD, protégeant les données personnelles sensibles (salaires, identités) des employés. Outre la minimisation des données collectées, la plateforme permet aux utilisateurs d’exercer leurs droits d’accès, de rectification ou d’effacement. Elle intègre aussi la désignation d’un contact de confiance pour récupérer les documents en cas d’incapacité, garantissant une gestion responsable des informations sensibles.
La promesse d’une conservation sur 50 ans
MyArkevia s’engage à conserver vos documents RH pendant 50 ans, ou jusqu’à vos 75 ans. Cette garantie dépasse les obligations légales pour anticiper des besoins futurs comme les vérifications de carrière ou les demandes de retraite. La solution répond ainsi aux exigences des articles L3243-4 et R1221-26 du Code du Travail sur la conservation des documents RH.
La plateforme utilise un chiffrement des données avancé (pendant le stockage et les transferts) et des serveurs redondants dans des data centers sécurisés en France. Ces infrastructures sont protégées par des contrôles physiques stricts (accès biométrique, surveillance 24/7). Vous conservez un accès 24/7 à vos bulletins de paie ou contrats, même après un départ de votre entreprise. Accédez à votre coffre-fort sécurisé via un système d’authentification renforcé, avec la certitude que vos documents restent intacts, même en cas de sinistre ou de changement professionnel.
Les avantages annoncés et la réalité
Un outil pour la digitalisation des RH… avec des limites
MyArkevia transforme la gestion RH en dématérialisant les documents sensibles comme les bulletins de paie. Ce coffre-fort numérique permet aux entreprises de réduire les coûts liés au papier, à l’impression et à l’envoi. Les équipes RH gagnent du temps grâce à l’automatisation de l’archivage et de la consultation. Les documents sont déposés en temps réel, évitant les retards manuels.
La traçabilité des accès enregistre chaque action, ce qui s’avère utile en cas d’audit ou de contrôle URSSAF. La plateforme respecte les obligations légales d’archivage tout en modernisant les processus RH.
Cependant, cette promesse se heurte à des problèmes de fiabilité technique. Sur Trustpilot, MyArkevia affiche une note de 1,6/5, révélant un décalage entre les bénéfices théoriques et l’expérience réelle des utilisateurs.
MyArkevia : Synthèse des avantages théoriques
| Avantages pour l’Employeur (RH) | Avantages pour le Salarié |
| Optimisation des processus : Automatisation de la distribution des bulletins de paie et autres documents | Accès centralisé : Tous les documents de carrière disponibles 24/7 depuis n’importe quel appareil |
| Réduction des coûts : Économies sur les consommables (papier, encre) et les frais d’envoi | Portabilité du compte : Conservation de l’accès et des documents même après un changement d’entreprise |
| Conformité et traçabilité : Archivage légal et respect du RGPD | Sécurité des données : Documents stockés dans un espace personnel et chiffré |
| Gain de temps : Libération des équipes RH des tâches manuelles et répétitives | Écologie : Plus de papier à classer et à stocker |
Les points de friction : que révèlent les avis utilisateurs ?
L’expérience utilisateur révèle des lacunes critiques. De nombreux avis sur Trustpilot dénoncent des pannes répétées bloquant l’accès pendant plusieurs jours. Les utilisateurs se plaignent d’indisponibilités sans explication ni communication préalable.
L’ergonomie est également critiquée : l’interface datée impose d’ouvrir chaque document avant de le télécharger. Le support client reste souvent injoignable, les salariés devant passer par leur service RH pour obtenir de l’aide. La connexion est possible via le site officiel, avec des identifiants fournis par l’employeur. Les réinitialisations de mot de passe échouent fréquemment sur les appareils Apple, avec des retards de liens pouvant atteindre 18 heures.
Comment anticiper les dysfonctionnements et sécuriser vos documents ?
Face aux risques d’indisponibilité d’un coffre-fort numérique, une pratique essentielle consiste à télécharger régulièrement les documents critiques. Conservez une copie sauvegardée sur un support personnel sécurisé (disque externe, cloud personnel), notamment pour les bulletins de paie récents, contrats ou solde de tout compte.
Mettre en place un plan de continuité personnel
En cas d’incident imprévu, cette précaution renforce votre autonomie. Les supports physiques restent vulnérables à la perte ou au vol, alors que la dématérialisation protège contre ces risques tout en facilitant l’accès distant. Une approche hybride combinant les deux méthodes offre une sécurité renforcée.
Le rôle de la communication entre RH et salariés
Les services RH doivent adopter une communication transparente en cas de panne. Informer proactivement les collaborateurs d’un incident, même mineur, prévient les rumeurs et maintient la confiance.
En situation d’urgence, proposer des solutions alternatives comme l’envoi par e-mail sécurisé montre une réactivité appréciée. Cette flexibilité prouve l’engagement à maintenir l’accès aux documents essentiels, même temporairement.
MyArkevia incarne une transformation vers la dématérialisation RH avec un accès 24/7 aux documents, une traçabilité des consultations et une conformité RGPD. Cependant, son succès dépend de sa capacité à résoudre les problèmes de stabilité technique et d’ergonomie.
MyArkevia propose une transition numérique en centralisant vos documents RH, avec un accès permanent. Si elle simplifie la gestion et respecte la conformité RGPD, sa fiabilité technique reste un défi selon les retours utilisateurs. Une sauvegarde régulière et une communication claire entre les parties permettent de maximiser ses bénéfices tout en anticipant les limites du service.
FAQ
Comment accéder à mon coffre-fort numérique MyArkevia ?
Pour accéder à votre coffre-fort, rendez-vous sur le portail officiel de MyArkevia via le lien fourni par votre employeur. Utilisez vos identifiants (généralement votre adresse e-mail professionnelle ou personnelle) et le mot de passe choisi lors de l’activation de votre compte. En cas de difficulté, l’option « Mot de passe oublié » permet de réinitialiser vos accès. Notez que votre employeur est le seul à pouvoir activer votre compte initial.
Quels sont les avis sur la fiabilité de MyArkevia ?
Les avis sont mitigés. Sur Trustpilot, la plateforme obtient une note moyenne de 1,6/5, avec des critiques récurrentes sur sa stabilité. De nombreux utilisateurs rapportent des pannes fréquentes (parfois pendant plusieurs jours) et un manque de communication en cas d’indisponibilité. L’ergonomie est également pointée du doigt, notamment pour le téléchargement groupé de documents. En revanche, les entreprises apprécieront l’automatisation de la gestion documentaire et la conformité RGPD, mais les salariés regrettent l’absence de support efficace en cas de blocage.
Où trouver son code secret pour activer son compte My Arkevia ?
Le code secret n’existe pas en tant que tel. L’activation se fait par un e-mail d’invitation envoyé par votre employeur via Cegedim. Ce message contient un lien unique pour créer votre mot de passe personnel. Contrairement à d’autres services, MyArkevia ne transmet pas de code par courrier ou SMS. Si vous ne recevez pas cet e-mail, contactez votre service RH, qui pourra relancer l’invitation ou vérifier les informations transmises à la plateforme.
Quels sont les avantages d’utiliser MyArkevia ?
MyArkevia offre un espace centralisé pour conserver vos documents RH (bulletins de paie, contrats, attestations) pendant 50 ans, avec une valeur légale équivalente au format papier. Pour les entreprises, c’est un gain de temps et de conformité (RGPD, traçabilité). Pour les salariés, la portabilité des données permet de conserver l’accès même après un départ. Cependant, les critiques soulignent des problèmes de stabilité et une interface peu ergonomique, ce qui peut compliquer l’accès en urgence à des documents critiques.