MaBoxRH est un Système d’Information et de gestion des Ressources Humaines (SIRH) qui regroupe vos données et démarches administratives dans un espace numérique unique. La plateforme permet aux salariés de gérer leurs congés, consulter leurs bulletins de paie et mettre à jour leurs informations personnelles sans passer systématiquement par le service RH.
Cette solution s’adresse aux entreprises de toutes tailles souhaitant digitaliser leur gestion RH. Le groupe La Poste fait partie des organisations qui ont déployé MaBoxRH pour leurs collaborateurs. L’objectif : réduire les échanges d’emails et les formulaires papier tout en donnant plus d’autonomie aux employés.
- Qu’est ce que maBoxRH ?
- Les fonctionnalités clés
- Comment accéder à MaBoxRH ?
- Les avantages de MaBoxRH pour les salariés et l’entreprise
- MaBoxRH dans l’écosystème numérique de votre entreprise
- Sécurité et bonnes pratiques
Qu’est ce que MaBoxRH ?
Un espace RH centralisé et simplifié
Imaginez un espace unique où chaque collaborateur peut accéder à ses données personnelles, gérer ses congés ou consulter son bulletin de salaire en quelques clics. MaBoxRH est ce SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) qui centralise les démarches RH pour les entreprises et leurs employés. Fini les multiples formulaires papier ou les emails échangés pour des absences : tout est regroupé dans un portail sécurisé, accessible 24/7.
Grâce à MaBoxRH, le salarié devient acteur de sa gestion administrative. Il peut consulter son solde de congés, déclarer un arrêt maladie ou modifier ses coordonnées sans solliciter le service RH. Cette autonomie réduit les tâches répétitives pour les équipes RH, qui peuvent se concentrer sur des missions stratégiques.
À qui s’adresse cet outil ?
Conçue pour les salariés, alternants et stagiaires, MaBoxRH répond aux besoins de toute entreprise ayant adopté la digitalisation des RH. Quel que soit le secteur, cette plateforme simplifie la gestion des données sensibles (coordonnées, contrats, etc.) tout en assurant leur conformité RGPD. Les managers y trouvent aussi un allié pour suivre les absences ou planifier le télétravail en temps réel.
Les équipes RH utilisent MaBoxRH pour traiter les demandes, archiver les documents et exporter les données vers les logiciels de paie.
Les fonctionnalités clés
La gestion de vos congés et absences en quelques clics
Le module de gestion des absences affiche votre solde disponible en temps réel (congés payés, RTT, jours de récupération). Vous pouvez soumettre une demande directement en ligne en sélectionnant les dates souhaitées. Votre responsable reçoit une notification et dispose d’un délai maximal pour valider ou refuser la demande, conformément aux dispositions légales.
Le système couvre plusieurs types d’absences :
- Demande de congés payés (CP),
- Pose de jours de RTT,
- Déclaration d’un arrêt maladie,
- Suivi des demandes de télétravail,
- Consultation des absences pour événements familiaux.
Chaque demande est tracée, ce qui permet de consulter l’historique et d’éviter les oublis ou les doublons.
Accédez aux bulletins de paie et documents importants
Vos bulletins de salaire sont archivés dans un coffre-fort numérique. Vous pouvez les télécharger au format PDF à tout moment, sans avoir à contacter le service RH. Cette dématérialisation présente deux avantages : vous ne risquez plus de perdre un bulletin important, et l’entreprise réduit sa consommation de papier.
Mettez à jour vos informations personnelles en toute autonomie
MaBoxRH transforme les salariés en acteurs de leur gestion RH. Vous modifiez seul votre adresse postale, vos coordonnées bancaires (RIB/IBAN) ou votre situation familiale, sans dépendre d’un service central. Cette autonomie garantit des données toujours fiables, évitant les erreurs liées aux formulaires papier ou aux échanges par e-mail.
Notez que certaines informations sensibles (contrat de travail, salaire) restent modifiables uniquement par le service RH pour des raisons de conformité.
En centralisant ces ajustements, la plateforme réduit les charges administratives pour les équipes RH et permet aux employés de gérer leur profil à leur rythme, en toute transparence. Un gain de temps pour tous, confirmé par 78 % des utilisateurs en 2022.
Comment accéder à MaBoxRH ?
Votre première connexion : le guide pas à pas
Pour accéder à MaBoxRH, vous recevrez généralement un identifiant RH (souvent votre matricule) et un mot de passe temporaire transmis par votre service RH ou votre manager. Ces informations vous permettent de vous connecter pour la première fois. Rendez-vous sur la plateforme via le lien fourni par votre entreprise, saisissez vos identifiants, et accédez à votre espace personnalisé.
À votre première connexion, vous modifiez immédiatement le mot de passe temporaire. Ce changement initial protège vos informations sensibles comme vos coordonnées ou votre historique de congés. Prenez le temps de choisir un mot de passe complexe, combinant lettres, chiffres et caractères spéciaux.
Que faire en cas de problème de connexion ou de mot de passe oublié ?
Si vous oubliez votre mot de passe, cliquez sur le lien « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion. Saisissez votre identifiant, puis vérifiez votre boîte mail (y compris les spams) pour récupérer le lien de réinitialisation. Ce processus sécurisé vous permet de créer un nouveau mot de passe en quelques clics.
En cas d’échec, n’insistez pas inutilement. Contactez directement le support désigné par votre entreprise, comme le service RH ou l’équipe informatique interne. Par exemple, les employés de La Poste peuvent écrire à support@maboxrh.laposte.fr pour obtenir une assistance technique ciblée. Chaque organisation a ses propres canaux de support, adaptez-vous aux procédures en vigueur.
Les avantages de MaBoxRH pour les salariés et l’entreprise
Plus d’autonomie et de transparence pour les collaborateurs
Finis les échanges multiples pour vérifier son solde de RTT ou planifier des congés. Avec MaBoxRH, chaque employé consulte en temps réel ses droits à l’absence via l’application mobile . Imaginez demander un jour de télétravail depuis votre smartphone pendant vos trajets, sans interrompre votre journée. Cette souplesse réduit le stress lié aux démarches administratives et libère du temps pour se concentrer sur le cœur du métier.
La transparence est un levier de confiance. En accédant à l’historique de ses demandes et à ses documents RH, le salarié devient acteur de sa gestion. Il visualise ses droits restants, ses télétravails validés ou ses horaires ajustés, évitant les malentendus avec son manager ou les services RH.
Un outil d’optimisation pour les services RH
Pour les équipes RH, MaBoxRH transforme les tâches répétitives en processus automatisés. Plus besoin de jongler entre emails, dossiers papier et tableaux Excel pour valider des absences. La plateforme centralise les demandes, envoie des rappels pour les justificatifs manquants et calcule automatiquement les droits acquis. Un gain de temps considérable pour les petites entreprises sans service RH dédié.
La centralisation des données améliore aussi la fiabilité des exportations vers la paie et les reportings RH. En un clic, les responsables obtiennent des indicateurs sur les absences par service, les tendances de télétravail ou les soldes de congés non pris. Ces informations aident à la planification et à la prise de décision.
Les limites de MaBoxRH
Courbe d’apprentissage : malgré une interface conçue pour être intuitive, certains utilisateurs peuvent rencontrer des difficultés lors des premières connexions. Il est recommandé de prévoir un accompagnement initial (tutoriel vidéo, session de formation) pour les collaborateurs moins à l’aise avec les outils numériques.
Dépendance à la connexion internet : MaBoxRH nécessite une connexion stable pour fonctionner correctement. En cas de coupure réseau ou de problème technique côté hébergeur, l’accès au portail peut être temporairement impossible. Les entreprises doivent maintenir une solution de secours pour les situations d’urgence.
Périmètre fonctionnel : tous les processus RH ne sont pas couverts par MaBoxRH. Par exemple, la gestion des notes de frais, le recrutement ou l’évaluation des performances peuvent nécessiter des outils complémentaires. Il est important de bien identifier le périmètre de la plateforme avant le déploiement pour éviter les attentes irréalistes.
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MaBoxRH dans l’écosystème numérique de votre entreprise
Comprendre la place de MaBoxRH parmi les autres outils
MaBoxRH constitue la brique centrale de votre gestion administrative, mais elle interagit souvent avec d’autres plateformes spécialisées.
| Outil | Fonction Principale | Interaction avec MaBoxRH |
|---|---|---|
| MaBoxRH | Gestion administrative (congés, paie, informations personnelles) | C’est la base de données centrale pour vos informations personnelles et administratives. |
| Portail de formation (Ex: « Ma Formation ») | Inscription aux formations et suivi du parcours | Utilise vos informations de MaBoxRH pour vous identifier mais gère un processus distinct. |
| Portail d’avantages/CSE (Ex: « Portail Malin ») | Accès aux offres du comité d’entreprise | Indépendant de MaBoxRH, mais votre éligibilité peut être basée sur votre statut (CDI, CDD) enregistré dans MaBoxRH. |
| Outil de gestion de carrière | Suivi des objectifs et préparation des entretiens annuels | Peut se synchroniser avec MaBoxRH pour récupérer votre poste et vos informations hiérarchiques. |
Cette interconnexion évite les ressaisies d’informations et garantit la cohérence des données entre les différents systèmes.
Sécurité et bonnes pratiques
La sécurité de vos données personnelles : une priorité absolue
MaBoxRH, plateforme du groupe La Poste, intègre des mesures de protection renforcées pour garantir la confidentialité de vos informations. Chaque accès est sécurisé via un mot de passe personnel, et la plateforme respecte strictement le RGPD. Un audit récent (2023) a confirmé sa conformité aux normes européennes, avec des protocoles de chiffrement et de pseudonymisation des données sensibles.
Seules les personnes autorisées, comme vous-même, votre manager ou le service RH, peuvent consulter ou valider certaines démarches. Cette segmentation des rôles limite les risques d’accès non autorisé et renforce la transparence dans la gestion des données.
Nos derniers conseils pour bien utiliser votre espace
Pour tirer pleinement parti de MaBoxRH tout en préservant votre sécurité, appliquez ces quelques réflexes :
- Créez un mot de passe robuste (combinaison de lettres, chiffres et symboles) et évitez de le partager.
- Déconnectez-vous systématiquement après chaque session, surtout sur un appareil partagé .
- Téléchargez et archivez vos bulletins de paie chaque mois sur un support personnel, cloud chiffré ou un disque dur externe. La Poste conserve ces documents jusqu’à plusieurs années après votre départ, mais une sauvegarde personnelle est recommandée .
- Vérifiez annuellement vos coordonnées et votre situation familiale pour éviter les erreurs dans vos démarches RH.
MaBoxRH modernise la gestion des ressources humaines en centralisant les démarches administratives dans un portail accessible en permanence. Les fonctionnalités principales (congés, bulletins de paie, données personnelles) donnent plus d’autonomie aux collaborateurs et allègent la charge de travail des équipes RH.
Utilisée par des entreprises comme La Poste, la plateforme respecte les exigences de sécurité et de conformité réglementaire. Son adoption nécessite néanmoins un accompagnement adapté et une bonne compréhension de son périmètre fonctionnel pour en tirer le meilleur parti.
FAQ
Comment accéder à MaBoxRH ?
Pour accéder à votre espace MaBoxRH, rendez-vous sur le site officiel. Utilisez votre identifiant RH (souvent votre matricule) et le mot de passe qui vous a été transmis par votre service RH. Si c’est votre première connexion, vous devrez peut-être activer votre compte grâce aux instructions reçues par e-mail.
Que faire en cas d’identifiants oubliés ?
Si vous oubliez votre identifiant RH, retrouvez-le sur vos derniers bulletins de paie. Pour un mot de passe oublié, cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Saisissez votre identifiant et répondez. Un lien de réinitialisation vous sera envoyé par e-mail.
Comment déposer une demande de congé ?
Connecté à votre espace, rendez-vous dans l’onglet « Congés et absences« . Consultez votre solde de congés en temps réel et soumettez votre demande directement en ligne. Votre responsable sera notifié et pourra valider ou refuser la demande depuis sa propre interface. L’ensemble du processus est automatisé et simplifié.
Où trouver mes bulletins de paie sur MaBoxRH ?
Tous vos bulletins de paie sont accessibles dans la section « Documents RH » de votre espace personnel. Ils sont archivés de manière sécurisée et disponibles 24h/24. Vous pouvez les consulter, les télécharger au format PDF ou les imprimer selon vos besoins.
Comment mettre à jour mes informations personnelles ?
Depuis votre tableau de bord, accédez à la rubrique « Mes informations ». Vous pouvez modifier votre adresse postale, vos coordonnées bancaires (RIB/IBAN), votre situation familiale, et d’autres données personnelles. Les mises à jour sont immédiatement prises en compte et accessibles aux services RH concernés.