Vous avez avancé des frais pour votre entreprise ou votre association ? Une note de frais permet de demander le remboursement des dépenses engagées dans le cadre d’une mission, d’un déplacement, d’un repas professionnel ou d’une activité associative.
Le plus simple consiste à partir d’un modèle déjà structuré. Vous renseignez votre nom, la date de chaque dépense, le motif, le montant payé, puis vous joignez les justificatifs. Le document est ensuite transmis à votre responsable, au service administratif ou au trésorier de l’association.
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A quoi sert une note de frais ?
Une note de frais sert à demander le remboursement d’une dépense que vous avez payée vous-même pour les besoins de votre travail ou d’une mission associative.
Dans une entreprise, elle concerne par exemple un salarié qui avance un billet de train, un repas avec un client, une nuit d’hôtel ou des frais de parking. Dans une association, elle peut concerner un bénévole qui achète du matériel, règle un trajet ou paie un repas lié à une action organisée.
La note de frais rassemble les informations nécessaires pour vérifier la dépense : qui a payé, quand, pourquoi, pour quel montant, avec quel justificatif.
Le remboursement dépend ensuite des règles internes. Certaines entreprises utilisent un logiciel. D’autres acceptent encore un tableau Excel ou un formulaire Word. Les associations fonctionnent souvent avec une validation par le bureau, le trésorier ou le responsable de l’activité.
Que doit contenir un modèle de note de frais ?
Un modèle de note de frais doit rester simple à remplir. Les informations demandées doivent permettre de comprendre rapidement la dépense et de la relier à une mission réelle.
Les champs les plus utiles sont :
- nom et prénom de la personne qui demande le remboursement ;
- service, fonction ou rôle ;
- période concernée ;
- date de la dépense ;
- catégorie de frais ;
- motif de la dépense ;
- montant TTC payé ;
- montant HT et TVA si l’information figure sur le justificatif ;
- mode de paiement ;
- justificatif joint ;
- montant total à rembourser ;
- signature ou validation si nécessaire.
Le TTC correspond au montant réellement payé. Le HT correspond au montant hors taxe. La TVA est la taxe indiquée sur certaines factures ou certains tickets. Si vous ne la voyez pas sur le justificatif, mieux vaut laisser la case vide plutôt que l’estimer.
Pour une note très simple, les colonnes indispensables restent la date, la nature de la dépense, le motif, le montant payé et le justificatif.
Comment faire une note de frais étape par étape ?
Commencez par rassembler vos justificatifs : tickets, factures, billets de train, reçus de péage, preuves de réservation ou factures d’hôtel. Chaque dépense doit pouvoir être vérifiée.
Renseignez ensuite vos informations personnelles en haut du modèle. Indiquez votre nom, votre service ou votre rôle, puis la période concernée. Par exemple : « mars 2026 » ou “déplacement du 12 au 14 mars 2026”.
Chaque dépense doit être saisie sur une ligne séparée. Une facture de restaurant, un billet de train et un parking ne doivent pas être regroupés dans une seule ligne, car les justificatifs, les catégories et parfois la TVA diffèrent.
Dans la colonne « motif », évitez les mentions trop vagues comme “repas” ou “trajet”. Préférez une indication claire : « déjeuner avec client Dupont », « déplacement pour réunion avec fournisseur Lacroix », « achat de fournitures pour atelier association ».
Vérifiez les montants avant d’envoyer la note. Le total doit correspondre aux justificatifs. Si le modèle calcule automatiquement les montants, contrôlez quand même les cellules remplies à la main.
Joignez enfin les justificatifs dans l’ordre des lignes du tableau. Ce détail facilite la validation, surtout quand la note contient plusieurs dépenses.
Exemple de note de frais remplie
Voici un exemple simple pour visualiser le fonctionnement d’une note de frais.
Dans cet exemple, chaque ligne correspond à une dépense différente. Le motif explique pourquoi la dépense a été engagée. Le justificatif permet de contrôler le montant.
Pour les frais kilométriques, le montant est calculé à partir du trajet, du nombre de kilomètres et du barème applicable.
Quelles catégories de dépenses mettre dans une note de frais ?
Les catégories aident à classer les frais. Elles évitent aussi de mélanger des dépenses qui ne se vérifient pas de la même manière.
Les types de frais les plus fréquents sont les frais de repas, les transports, l’hébergement, les péages, les parkings, les frais kilométriques, les fournitures et les petits achats réalisés pour une mission.
Pour un salarié, il peut s’agir d’un repas lors d’un déplacement professionnel, d’un billet de train pour se rendre à un rendez-vous, d’une nuit d’hôtel ou d’un taxi pris dans le cadre du travail.
Pour un bénévole, les dépenses sont souvent liées à une action associative : achat de matériel pour un événement, déplacement pour une réunion, frais de repas pendant une mission, impression de documents, location ponctuelle ou petit équipement.
La dépense doit garder un lien clair avec l’activité. Un achat personnel, même réalisé le même jour qu’un déplacement, ne doit pas apparaître dans la note de frais.
Comment renseigner la TVA dans une note de frais ?
La colonne TVA suscite parfois des interrogations. Voici comment remplir votre note de frais selon les trois situations que vous rencontrerez le plus souvent.
Le justificatif indique clairement un montant HT, une TVA et un montant TTC. C’est le cas le plus simple : recopiez les chiffres tels qu’ils apparaissent sur la facture ou le ticket. Le montant TTC est celui que vous avez payé — c’est ce qui vous sera remboursé.
Le justificatif ne mentionne pas la TVA. Ne la calculez pas vous-même. Renseignez uniquement le montant TTC et laissez la colonne TVA vide, ou indiquez « non précisé » si le modèle le permet. C’est suffisant pour valider la dépense.
C’est une ligne de frais kilométriques. Il n’y a pas de TVA à renseigner. Le montant est calculé à partir du barème kilométrique, pas à partir d’une facture.
Frais kilométriques : comment les indiquer dans le modèle ?
Les frais kilométriques concernent les déplacements réalisés avec votre véhicule personnel pour une raison professionnelle ou associative.
Dans le modèle, indiquez la date, le trajet, le motif, le nombre de kilomètres parcourus et, si nécessaire, la puissance fiscale du véhicule. Le montant remboursable se calcule ensuite avec le barème kilométrique.
Une ligne de frais kilométriques peut ressembler à ceci :
| Date | Trajet | Motif | Puissance | Distance | Montant |
| 18/03/2026 | Lyon → Villefranche-sur-Saône → Lyon | Réunion fournisseur Rexel | 5 CV | 70 km | 44,52 € |
Le justificatif n’est pas un ticket de caisse. Vous pouvez joindre le détail du trajet, une capture d’itinéraire ou tout document demandé par votre entreprise ou votre association.
Note de frais pour bénévole d’association : quelles différences ?
Un bénévole peut aussi établir une note de frais lorsqu’il avance de l’argent pour une association. Le principe reste proche : la dépense doit être liée à l’activité de l’association et justifiée.
La note peut concerner un trajet pour une réunion, l’achat de fournitures, un repas pendant un événement, du carburant ou du petit matériel utilisé pour une action collective.
Le modèle doit indiquer le nom du bénévole, la mission concernée, la date, la nature de la dépense, le montant et le justificatif. La validation passe souvent par le trésorier, le président ou la personne responsable de l’activité.
Certaines associations prévoient aussi une procédure de renoncement au remboursement, notamment lorsque le bénévole souhaite transformer ses frais en don. Ce cas doit être traité avec prudence, car il dépend des règles fiscales et du fonctionnement de l’association. Pour une simple demande de remboursement, une note de frais claire avec justificatifs reste le format le plus courant.
Les erreurs fréquentes qui retardent le remboursement
Une note de frais peut être refusée ou renvoyée pour correction même si la dépense est légitime. Les erreurs viennent souvent d’un manque de précision.
La plus fréquente reste l’oubli du justificatif. Un montant inscrit dans le tableau ne suffit pas toujours. Il faut pouvoir prouver la dépense avec un ticket, une facture, un billet ou un reçu.
Le motif trop vague ralentit aussi la validation. “Restaurant” explique la nature de la dépense, mais pas son lien avec l’activité. “Déjeuner avec fournisseur après réunion projet” donne une information plus utile. Le mieux est d’indiquer les personnes présentes et le nom de l’entreprise.
Autre erreur courante : mélanger plusieurs dépenses dans une seule ligne. Même si cela semble plus rapide, le contrôle devient plus difficile. Une dépense, une ligne, un justificatif.
La TVA pose aussi problème quand elle est inventée ou recalculée sans base fiable. Si elle ne figure pas clairement sur le document, il vaut mieux ne pas la renseigner.
Les notes envoyées trop tard peuvent créer des difficultés. Certaines entreprises ou associations fixent un délai interne : fin de mois, fin de mission, clôture comptable, validation avant remboursement.
Questions Fréquentes sur les notes de frais
Pour faire une note de frais, renseignez votre identité, la période concernée, chaque dépense avancée, le motif, le montant payé et les justificatifs associés. Chaque dépense doit apparaître sur une ligne distincte. Le document est ensuite transmis à la personne chargée de valider le remboursement.
En général, non. Le justificatif permet de prouver la dépense et son montant. Sans ticket, facture, billet ou reçu, le remboursement peut être refusé ou retardé. Certaines structures prévoient des exceptions, mais elles doivent être validées en interne.
Le motif doit expliquer le lien entre la dépense et l’activité. Par exemple : “déplacement pour rendez-vous client”, “repas pendant une mission associative”, “achat de fournitures pour atelier”, “parking lors d’une intervention”.
Oui, un bénévole peut demander le remboursement de frais engagés pour une association, si la dépense est liée à l’activité associative et accompagnée d’un justificatif. L’association peut imposer ses propres règles de validation.
Indiquez le trajet, la date, le motif du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus et les informations demandées sur le véhicule. Le montant se calcule ensuite avec le barème applicable.